Untuk meningkatkan profesionalisme di dalam pendidikan sudah saatnya kita sedikit berbenah dalam proses belajar dan mengajar kita, dengan tujuan mampu bersaing di zaman era globalisasi dan mengejar ketertinggalan kita dengan negara lain. Dalam hal ini sekolah kita SMA Patra dharma balikpapan.akan sedikit berbenah dalam tuntutan profesionalisme dengan mengejar sekolah berkegori mandiri atau ISO 9001:2000.
I. SISTEM MANAJEMEN MUTU
1.1. Mutu
Mutu di difinisikan “kemampuan untuk memenuhi persyaratan-persyartan . Kebutuhan atau harapan yang ditetapkan secara langsung /eksplisit atau tidak langsung/implisit, oleh organisasi atau perorangan yang menerima suatu produk (pelanggan) berdasarkan karakteristik yang dimiliki oleh suatu produk.
Karekteristik produk :
- Fungsional yaitu terkait dengan kegunaan.
- Temporal yaitu seperti tepat waktu, ketersediaan, akurat dll.
- Phisikal yaitu seperti mekanik, elektrik, kimia ,fiisika dll
- Sensory yaitu berkaitan dengan panca indra.
- Behavorial yaitu berkaitan dengan sifat seperti sopan santun, disiplin, kejujuran dll.
- Ergonomic yaitu berkaitan dengan keselamatan, kenyamanan dan kesehatan.
Memenuhi persyaratan pelanggan
Setiap organisasi baik bersifat profit maupun non profit, memiliki kriteria produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggannya. Untuk dapat memenuhi persyaratan tersebut organisasi harus mengembangkan metode untuk mengukur kinerja dan mengkoreksi terhadap penyimpangan terhadap standar yang telah ditetapkan.
Sesuai dengan kegunaan
Pengertian ini dikembangkan oleh Dr, Joseph Juran yang berfocus pada orientasi pasar dan pelanggan.
Memuaskan pelanggan dengan biaya yang kompetitif.
Kemampuan produsen untuk memuaskan pelanggannya pada atas dasar tingkat laba tertentu, dan membidik atas dasar segmen pasar tertentu.
Keseluruhan gabungan karakteristik produk baik barang dan jasa
Dengan strategi pemasaran, rekayasa, pembuatan dan pemeliharan(after sales service) yang diterapkan guna memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
Difinisi mutu tersebut diatas merupakan jabaran/identifikasi awal dari organisasi baik profit maupun non profit untuk memberikan pelayaan terbaiknya kepada pelanggannya. Oleh sebab itu organisasi harus mampu melakukan identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggannya sehingga produk yang dihasilkan dapat diterima dengan baik oleh pelanggannya.
Bagaimana Produk Organisasi Ber “Mutu”
- Organisasi harus memiliki sistem yang mampu mengukur mutu.
- Apakah yang disebut sistem, sistem adalah suatu proses/aktivitas yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengukuran dan peninjauan serta tindak lanjut untuk meningkatkan yang telah dicapainya.
1.2. Sistem Manajemen
Adalah adanya ARAH ( Kebijakan) dan TUJUANNYA (Sasaran) pada organisasi agar sistem mampu berjalan dengan baik.
1.3. Sistem Manajemen Mutu
Sistem yang digunakan untuk menetapkan Kebijakan (policy) atau pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah organisasinya di bidang mutu) dan sasaran mutu ( segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan sasaran (target) pencapaian dengan menetapkan ukuran atau kriteria pencapainnya.
II. MANFAAT PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
Pendekatan SMM memberikan manfaat yang sangat besar bagi setiap organisasi yang menerapkannya. Manfaat tersebut terlihat dengan :
2.1. Adanya konsistensi pelaksanaan/ aktifitas di organisasi dan mampu telusur.
Apabila SMM dilaksanakan dengan benar manfaat yang dirasakan adalah :
- Memberikan pendekatan praktik yang terbaik (Best Practice) yang sistematis untuk pencapaian manajemen mutu.
- Memastikan konsistensi operasi untuk memelihara mutu produk (barang dan jasa).
- Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu telusur serta meningkatakan hubungan antar fungsi unit kerja/departemen pada organisasi yang mempengaruhi mutu.
2.2. Adanya aspek pengendalian dan pencegahan
Kunci pokok untuk menjaga mutu adalah pengendalian produk yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan mencegah produk yang jelek sampai di tangan pelanggan.
Oleh karena itu sistem tersebut perlu :
- Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari personel kunci yang mempengaruhi mutu.
- Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka menjalankan operasi proses bisnis pada aktifitas proses menghasilkan produk ( product operation).
- Menerapkan sistem dokumentasi yang effektif melalui mekanisme dengan sistem audit internal dan tinjauan manajemen secara berkelanjutan.
2.3. Dilihat dari aspek pembelajaran dan tumbuh kembang organisasi.
Manfaat penerapan SMM dari perpektif tersebut adalah :
- Sebagai sarana pemasaran yang efekfif.
- Dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui pendekatan secara sistematik dan terorganisir pada pemastian mutu.
- Dapat meningkatkan citra dan daya saing organisasi/organisasi.
- Dapat meningkatkan produktifitas dan mutu produk dengan memenuhi persyaratan pelanggan melalui kerjasama dan atau komunikasi yang lebih baik, pengendalian proses bisnis yang lebih sistematis, penurunan produk yang gagal, pencegahan pemborosan karena adanya pengendalian proses/aktifitas yang tidak effektif dan effisien.
- Dapat memberikan proses pembelajaran kepada staf atau seluruh personel dengan metode pelatihan yang sistematis melalui prosedur dan istruksi yang lebih baik.
- Dapat menjadi pemicu motivasi pimpinan puncak untuk menilai kinerja organisasinya karena adanya sasaran mutu yang secara berkelanjutan dipantau dan diukur serta dibandingkan dengan kinerja pesaingnya.
2.4. Adanya pemastian mutu :
Organisasi/perusahan memiliki sistem pemastian mutu yang terstruktur dan sistematis yang dapat digunakan untuk :
- Alat bantu untuk mengukur produktifitas dan kinerja SDM
- Biaya yang effektif dan effisien karena adanya konsistensi dan keandalan pelaksanaannya.
- Sarana bekerja dengan benar dan terkendali di setiap waktu.
- Sistem Manajemen dengan kinerja optimal karena adanya sistem PDCA (Plan, Do, Check dan Action) yang mengendalikan mutu produk secara sistematis.
- Setiap personel memiliki tanggung jawab ,wewenang dan kompetensi yang jelas di bidang tugasnya dalam melaksanakan aktifitas di organisasi/organisasi.
Manfaat ini akan terlihat dengan data dan informasi yang terrekam dan selalu terpantau serta diinformasikan kepada seluruh personel terhadap perkembangan kinerja organisasi baik yang telah mencapai sasaran mutu maupun yang belum .
Sehingga data dan informasi merupakan alat yang sangat penting dalam penerapan SMM baik untuk kepentingan internal (audit internal) maupun eksternal (audit oleh pelanggan maupun surveyland oleh lembaga sertifikasi)
